Politique de collecte et de traitement des données

Version pilote — en cours de validation juridique. Les mentions surlignées sont à compléter par TOONAH SAS.

Cette politique décrit les données collectées et traitées sur la plateforme TOONAH (app.toonah.io, api.toonah.io, assistant Bernard), qui traite les données, dans quel but, avec quels fournisseurs — y compris pour l’intelligence artificielle —, où, combien de temps, et comment exercer les droits. Elle fait partie du Contrat d’utilisation. Pour les traitements liés au site, aux prospects et à la relation commerciale, voir la Politique de confidentialité.

1. Qui fait quoi

• Le Client (l’organisation qui ouvre un espace) est responsable de traitement des données qu’il enregistre dans son espace. Il décide de ce qu’il y met, de qui y accède et pour quoi faire.
• TOONAH SAS agit pour son compte, en qualité de sous-traitant (article 28 du RGPD), dans les conditions de l’Accord de traitement des données (« DPA »).
• TOONAH est responsable de traitement pour : la sécurité de la plateforme et ses journaux techniques, la facturation, la preuve de l’acceptation des documents contractuels, le support, et les statistiques d’usage agrégées et anonymisées.

2. Données collectées sur la plateforme

Le Client s’engage à ne pas introduire de catégories particulières de données (santé, opinions, données biométriques…) ni de données d’infraction sans nécessité et base légale (article 8 du Contrat).

3. Finalités et bases légales

4. Intelligence artificielle

4.1. Ce que fait l’IA

Bernard répond aux questions, analyse des documents, rédige des propositions et peut proposer des actions dans l’espace. Il s’appuie sur les textes de référence de la base de connaissances et sur les données de l’espace auxquelles l’utilisateur a accès. Les contenus produits sont générés par IA et signalés comme tels. Ce sont des propositions à vérifier. Toute action proposée par Bernard qui modifie l’espace attend la confirmation explicite d’un utilisateur habilité. Bernard ne fournit pas de conseil juridique.

4.2. Données transmises aux fournisseurs de modèles

Pour produire une réponse, la plateforme transmet au modèle : la question, l’historique utile de la conversation, des extraits des textes de référence et des données de l’espace pertinentes, et, pour une analyse de document, le contenu du document (PDF jusqu’à 32 Mo, ou texte extrait d’un fichier Word). Seules les données nécessaires à la tâche sont transmises.

4.3. Fournisseurs et régions

Pour les espaces de la zone Union européenne en mode strict, Claude n’est utilisé que via Vertex AI en région Union européenne et seulement si l’analyse documentaire avancée est activée ; à défaut, Mistral est utilisé. Les paramètres d’IA de l’espace sont consultables par ses utilisateurs et modifiables par ses Administrateurs ; chaque modification est journalisée.

4.4. Utilisation des données par les fournisseurs

[À COMPLÉTER : pour chaque fournisseur, engagement de non-réutilisation des données pour l’entraînement des modèles et durée de conservation des requêtes chez le fournisseur, d’après les contrats signés (Mistral AI, Google Cloud, Anthropic, OpenAI le cas échéant).]

TOONAH ne transmet pas aux fournisseurs d’identifiants techniques de l’espace au-delà de ce qu’exige le service. Les journaux de TOONAH sur les appels aux modèles ne contiennent pas le contenu des échanges (seulement fournisseur, modèle, région, volumes, et une empreinte pour les décisions tracées).

4.5. Apprentissage de Bernard

Bernard n’est pas « ré-entraîné » avec les données des clients. Il peut mémoriser, pour l’espace, des préférences, une terminologie ou des corrections, afin de mieux répondre. Cette mémoire :

• n’est alimentée qu’avec l’activation par l’organisation et le consentement de l’utilisateur pour ses propres signaux ; sans consentement, seules des statistiques sont conservées ;
• passe par une file de modération dans l’espace (approuver, modifier, rejeter, révoquer) ;
• reste propre à l’espace : un enseignement ne peut rejoindre la base commune qu’après anonymisation et double validation humaine ;
• peut être désactivée ; chaque utilisateur peut effacer ses données d’apprentissage.

4.6. Transparence (règlement européen sur l’IA)

Les utilisateurs sont informés qu’ils interagissent avec un système d’IA ; les contenus générés sont identifiés ; les actions restent soumises à une décision humaine. Le Client qui utilise Bernard dans un processus relevant d’une catégorie à haut risque au sens du règlement (UE) 2024/1689 en informe TOONAH et vérifie ses propres obligations de déployeur.

5. Transferts hors de l’Union européenne

La plateforme et ses bases de données sont hébergées en France (OVH). Un transfert hors de l’Espace économique européen n’a lieu que :

• si un Administrateur active l’API directe d’Anthropic (États-Unis) ;
• pour les prestataires établis ou ayant des sociétés liées hors de l’EEE (Google Cloud, Stripe, OpenAI le cas échéant), même lorsque le traitement est réalisé dans une région européenne ;
• lorsque le Client ou ses utilisateurs accèdent à l’espace depuis un pays tiers ou y connectent leurs propres services.

Ces transferts sont encadrés par une décision d’adéquation (dont le cadre UE–États-Unis de protection des données pour les entités certifiées) ou par les clauses contractuelles types de la Commission européenne (module 3, de sous-traitant à sous-traitant), complétées si nécessaire de mesures supplémentaires. [À COMPLÉTER : mécanisme retenu et analyse d’impact des transferts pour chaque fournisseur.] La liste à jour figure à l’annexe 2 du DPA.

Les clients établis hors de l’Union européenne vérifient les règles de leur pays (notamment CEMAC, UEMOA, République démocratique du Congo) relatives aux transferts et à la localisation des données. [À COMPLÉTER : analyse par pays.]

6. Durées de conservation

Valeurs par défaut paramétrées dans la plateforme, à valider ; le Client peut supprimer à tout moment les éléments de son espace.

7. Sécurité

Les mesures sont décrites à l’annexe 3 du DPA : hébergement en France, isolation des espaces, HTTPS, double authentification, chiffrement au repos des secrets, contrôle d’accès par rôles, journal d’audit, sauvegardes et procédure de restauration, limitation du débit des requêtes.

Accès d’assistance. Pour traiter une demande de support, un administrateur de la plateforme TOONAH peut ouvrir une session temporaire (30 minutes) dans un espace. Chaque accès est journalisé (intervenant, date, espace). [À COMPLÉTER : conditions d’accord préalable du Client et information des Administrateurs.]

8. Droits des personnes

• Données de l’espace (contenu GRC, comptes des utilisateurs, conversations) : adressez-vous à l’organisation qui vous a ouvert un accès ; elle est responsable de traitement. TOONAH l’aide à répondre (article 28 du RGPD et DPA) et lui transmet sans délai toute demande reçue directement.
• Données dont TOONAH est responsable : voir la Politique de confidentialité ; contact : [À COMPLÉTER : adresse de contact données].
• Apprentissage : chaque utilisateur peut, dans « Bernard apprend », consulter ses préférences et effacer ses données d’apprentissage.

9. Cookies et stockage local

Aucun cookie n’est déposé par le site toonah.io ni par la plateforme, et aucun traceur de mesure d’audience ou de publicité n’est utilisé. Le site et la plateforme utilisent uniquement le stockage du navigateur strictement nécessaire au service demandé, exempté de consentement (article 82 de la loi Informatique et Libertés, lignes directrices de la CNIL) :

Si un outil de mesure d’audience ou un autre traceur soumis à consentement devait être ajouté, cette politique serait mise à jour et un mécanisme de consentement mis en place au préalable.

10. Modifications

Toute modification fait l’objet d’une nouvelle version numérotée. Une modification substantielle suit la procédure de l’article 20 du Contrat (information préalable et nouvelle acceptation).

Documents liés

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